Elektronische
Personalakte

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Elektronische Personalakte

Die elektronische Lösung für Ihr Human Ressource Management:
Übersicht gewinnen, Zugriffe ordnen, Zeit sparen!

Zeit und Kosten sparen

Mit der elektronischen Personalakte sind Aktenhalden passé, Papierdokumente fallen mehr und mehr weg und Sie müssen weniger Aktenordner archivieren. Das spart Platz und die Raummiete für Akteneinlagerungen entfällt bestenfalls. Die Suche, Verwaltung und Pflege von Dokumenten werden mit der elektronischen Personalakte vereinfacht - und Sie entlastet. Sie können überall im Unternehmen, auch standortunabhängig, je nach Zugriffsberechtigung auf ganze oder Teile von Dokumenten zugreifen.

Datenschutz gesichert

Die elektronische Personalakte schafft Vertraulichkeit, denn sensible Daten landen nur bei zugangsberechtigten Personen. Anhand von Zugriffsrechten ist genauestens festgelegt, wer auf eine Akte zugreifen kann. Das Login erfolgt synchron mit dem Windows-Login. Teile der Akte oder eines Dokumentes werden über die Rolle eines/r Mitarbeiters/in inkl. Vertreterregelung vor Verletzung des Datenschutzes gesichert. Wer und wann mit den Daten gearbeitet hat, kann protokolliert werden. Zudem wird festgehalten durch wen Veränderungen an Dokumenten vorgenommen wurden.

Rechtlich sichere Seite

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden eingehalten. Die Aufbewahrungsrichtlinien der elektronischen Personalakte sorgen je nach Dokumententyp dafür, dass diese nicht vor Ablauf Ihrer Aufbewahrungszeit vernichtet werden können, um z.B. im Falle eines Rechtstreits zur Verfügung zu stehen. Ebenso helfen die in der Software hinterlegten Richtlinien, Dokumente zu löschen, wenn dies vorgesehen oder notwendig ist. So garantiert die Bereinigung von Dokumenten aktuelle Akten.

Unterstützt den Workflow

Die digital geführte Akte ermöglicht Ihnen eine effiziente Personalarbeit durch jederzeit einsehbare Dokumente, parallele Zugriffsmöglichkeiten, geregelte Arbeitsabläufe, vordefinierte Strukturen zur Dokumentenablage sowie eine klare Übersicht der Entwicklungen. Verzögerungen, Doppelarbeiten oder der Verlust von Dokumenten sind nicht mehr möglich. Das System bietet Wiedervorlage und Favoritenfunktionen an. Analysefunktionen helfen, auf fehlende Dokumente hinzuweisen, die noch zu beschaffen sind.

Schneller Zugriff

Mit der elektronischen Personalakte haben Sie die gesuchte Datei schnell und einfach über einen Klick zur Hand, egal, ob es sich dabei um Bewerbungen, Arbeitsverträge, Mitarbeiterstammdaten, Gehaltsabrechnungen oder Urlaubszettel handelt. Die Recherche in Aktenschrank und Archiv wird durch ein leicht nachvollziehbares System am PC ersetzt. Sie werden von tribus IT umfassend in das System eingeführt.

Aktualität

Das System stellt sicher, dass stets mit der aktuellen oder gültigen Version eines Dokumentes gearbeitet wird. tribus IT passt die elektronische Personalakte maßgeschneidert auf Ihr vorhandenes System an und implementiert diese in Ihre Datenverwaltung. Die Software-Basis für die elektronische Personalakte wird regelmäßig von der KPMG, einem führenden Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen, geprüft. Somit arbeiten Sie stets mit dem neuesten und effizientesten System.

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Effizienz statt Zettelwirtschaft! Suche, Verwaltung und Pflege von Dokumenten werden mit der elektronischen Personalakte vereinfacht - und Sie entlastet. Erfahren Sie in dem bereitgestellten Video mehr über die elektronische Personalakte. Welche Vorteile hat das System? Wie sparen Sie Zeit, Nerven und Kosten!

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