Elektronische
Personalakte

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Elektronische Personalakte

Die elektronische Lösung für Ihr Human Ressource Management:
Übersicht gewinnen, Zugriffe ordnen, Zeit sparen!

Zeit und Kosten sparen

Mit der elektronische Personalakte sind Aktenhalden passé, Papierdokumente fallen mehr und mehr weg und Sie müssen weniger Aktenordner archivieren. Das spart Platz und die Raummiete für Akteneinlagerungen entfällt bestenfalls. Die Suche, Verwaltung und Pflege von Dokumenten werden mit der elektronische Personalakte vereinfacht - und Sie entlastet. Sie können überall im Unternehmen, auch standortunabhängig, je nach Zugriffsberechtigung auf ganze oder Teile von Dokumenten zugreifen.
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Datenschutz gesichert

Die elektronische Personalakte schafft Vertraulichkeit, denn sensible Daten landen nur bei zugangsberechtigten Personen. Anhand von Zugriffsrechten ist genauestens festgelegt, wer auf eine Akte zugreifen kann. Das Login erfolgt synchron mit dem Windows-Login. Teile der Akte oder eines Dokumentes werden über die Rolle eines/r Mitarbeiters/in inkl. Vertreterregelung vor Verletzung des Datenschutzes gesichert. Wer und wann mit den Daten gearbeitet hat, kann protokolliert werden. Zudem wird festgehalten durch wen Veränderungen an Dokumenten vorgenommen wurden.
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Rechtlich sichere Seite

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden eingehalten. Die Aufbewahrungsrichtlinien der elektronische Personalakte sorgen je nach Dokumententyp dafür, dass diese nicht vor Ablauf Ihrer Aufbewahrungszeit vernichtet werden können, um z.B. im Falle eines Rechtstreits zur Verfügung zu stehen. Ebenso helfen die in der Software hinterlegten Richtlinien, Dokumente zu löschen, wenn dies vorgesehen oder notwendig ist. So garantiert die Bereinigung von Dokumenten aktuelle Akten.
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Unterstützt den Workflow

Die digital geführte Akte ermöglicht Ihnen eine effiziente Personalarbeit durch jederzeit einsehbare Dokumente, parallele Zugriffsmöglichkeiten, geregelte Arbeitsabläufe, vordefinierte Strukturen zur Dokumentenablage sowie eine klare Übersicht der Entwicklungen. Verzögerungen, Doppelarbeiten oder der Verlust von Dokumenten sind nicht mehr möglich. Das System bietet Wiedervorlage und Favoritenfunktionen an. Analysefunktionen helfen, auf fehlende Dokumente hinzuweisen, die noch zu beschaffen sind.
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Schneller Zugriff

Mit der elektronische Personalakte haben Sie die gesuchte Datei schnell und einfach über einen Klick zur Hand, egal, ob es sich dabei um Bewerbungen, Arbeitsverträge, Mitarbeiterstammdaten, Gehaltsabrechnungen oder Urlaubszettel handelt. Die Recherche in Aktenschrank und Archiv wird durch ein leicht nachvollziehbares System am PC ersetzt. Sie werden von tribus IT umfassend in das System eingeführt.
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Aktualität

Das System stellt sicher, dass stets mit der aktuellen oder gültigen Version eines Dokumentes gearbeitet wird. tribus IT passt die elektronische Personalakte maßgeschneidert auf Ihr vorhandenes System an und implementiert diese in Ihre Datenverwaltung. Die Software-Basis für die elektronische Personalakte wird regelmäßig von der KPMG, einem führenden Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen, geprüft. Somit arbeiten Sie stets mit dem neuesten und effizientesten System.
Die Elektronische Personalakte – eine effiziente Lösung für Ihr Human Ressource Management Bei der Elektronische Personalakte handelt es sich um eine Software, mit deren Hilfe Dokumente schnell und übersichtlich verwaltet werden. So kann nicht nur sehr viel Zeit bei der Sortierung der Akten gespart werden, auch der Kostenaufwand verringert sich um ein Vielfaches. Die Elektronische Personalakte zeichnet sich zudem noch durch weitere zahlreiche Vorteile aus. Große Datenmengen übersichtlich verwalten – die

elektronische Personalakte

macht es möglich Trotz zahlreicher Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit die richtigen Unterlagen griffbereit haben und das ohne zahlreiche Papierdokumente durchsuchen zu müssen? Mit der elektronischen Personalakte kein Problem. So ist es nicht mehr länger nötig, wichtige Papierdokumente in Aktenordner zu archivieren und über viele Jahre aufzubewahren. Das spart nicht nur sehr viel Zeit bei der Suche nach dem richtigen Dokument, es wird auch weniger Platz benötigt. Die Elektronische Personalakte macht die Verwaltung, die Pflege und die Suche nach der richtigen Akte so leicht wie nie. Zudem ist es egal, wo Sie sich gerade befinden, wenn Sie auf ein Dokument zugreifen möchten. Mit einer Zugriffsberechtigung können Sie diese ortsunabhängig einsehen. Datenschutz wird gewährleistet Natürlich stellt sich bei der Digitalisierung von Daten auch immer die Frage, ob der Datenschutz sichergestellt wird. Bei der elektronischen Personalakte werden sensible Daten sicher verwahrt und nur zugangsberechtigte Personen können auf diese zugreifen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass keine Person auf die Daten zugreifen kann, die nicht das zu autorisiert sind. Jede elektronische Personalakte ist mithilfe eines Logins geschützt und es wird protokolliert, wer die Daten wann eingesehen bzw. an dieser gearbeitet hat. Auch alle Veränderungen an den Informationen werden dabei abgespeichert. Gesetzliche Richtlinien Um die Elektronische Personalakte abzusichern, werden alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten. Auf diese Weise wird dafür gesorgt, dass die Daten nicht unsachgemäß gelöscht werden können und wichtige Hinweise vernichtet werden. Die Daten können zum Beispiel für juristische Zwecke verwendet werden. Effizienter arbeiten Dank der digitalisierten Daten können diese schneller und unkomplizierter verarbeitet werden. Auf diese Weise wird dafür gesorgt, dass autorisierte Personen jederzeit auf die Daten zugreifen bzw. diese einsehen können. Geregelte Arbeitsabläufe sowie bereits festgelegte Strukturen, wie Dokumente verwaltet werden können so schneller übernommen werden und Vorschriften entsprechend eingehalten werden. Die Gefahr, Arbeiten doppelt zu erledigen oder Dokumente dauerhaft zu verlieren kann auf diese Weise stark eingedämmt werden. Analyseverfahren in der elektronischen Personalakte sorgen zudem dafür, diese noch effizienter zu gestalten und Arbeitsprozesse so weiter zu optimieren. Die wichtigsten Daten im Handumdrehen Egal, ob gerade Bewerbungsunterlagen benötigt werden, Arbeitsverträge eingesehen werden sollen oder Mitarbeiterstammdaten eingesehen werden müssen, dank der Elektronische Personalakte ist alles kein Problem. Ein Klick reicht aus, um wichtige Informationen zu erhalten und den Arbeitsalltag schneller und ohne unnötige Verzögerung bestreiten zu können. Langes Blättern in Aktenordnern wird endgültig überflüssig. Dank des tribus IT System, auf dem die Elektronische Personalakte beruht, werden Arbeitsabläufe um ein Vielfaches verkürzen. Immer auf dem neuesten Stand Das System, mit dem die

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ausgestattet ist sorgt dafür, dass immer die aktuelle Version eines Dokuments verarbeitet und gespeichert wird. Tribus IT passt die Dateien an das bereits vorhandene Computersystem an und lässt sich innerhalb kürzester Zeit verwenden. Zudem wird die Software des Systems in regelmäßigen Abständen von dem Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen KPMG überprüft. Einer effizienteren Arbeitsweise steht somit nichts im Wege.

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Effizienz statt Zettelwirtschaft! Suche, Verwaltung und Pflege von Dokumenten werden mit der elektronischen Personalakte vereinfacht - und Sie entlastet. Erfahren Sie in dem bereitgestellten Video mehr über die elektronische Personalakte. Welche Vorteile hat das System? Wie sparen Sie Zeit, Nerven und Kosten!

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